El uso de firmas escaneadas es válido para documentos, pero esta no puede considerarse equivalente a una manuscrita
Desde que inició la pandemia surgieron nuevas necesidades e interrogantes como, por ejemplo, cómo firmar un documento sin tener que desplazarse o si sirve cualquier tipo de firma.
Lo primero que debe saber es que en el mundo virtual hay tres tipos de firmas, a partir de lo señalado en el artículo siete de la Ley 527 de 1999: las digitales, las electrónicas y las electrónicas certificadas. Todas ellas son válidas judicialmente y tienen autenticidad, es decir, que sirven para mostrar la identidad del firmante.
Firma electrónica
La firma electrónica podría ser la más común, pero no solo se trata del garabato que puede hacer en su celular con su nombre, también de otros mecanismos como una clave de validación para entrar a una página o acceder a un documento.
“Puede ser un código, una contraseña, un dato biométrico, una clave pictográfica. Al final, es un mecanismo de firma que pongo sobre un documento electrónico”, explicó el presidente de Camerfirma Colombia, Héctor José García.
El problema de utilizar esta firma es que en caso de presentarse una controversia legal, habría que entrar a demostrar, con ayuda de un perito experto, la autenticidad, confiabilidad y propiabilidad. Probar que la persona que firmó el documento sí es quien dice ser y que el contenido no fue alterado.
Firma electrónica certificada
Por otro lado, la firma electrónica certificada se diferencia porque solo puede emitirla una entidad de certificación, así como a la firma digital. Al tener dicho respaldo no están expuestas al repudio y conservan su integridad, no hay riesgo de que se modifiquen o alteren.
"A pesar de que fueron definidas en el decreto ley 019 de 2012, hasta la fecha no han sido reglamentadas, entonces no se puede precisar cuáles son sus efectos y características", manifestó Erick Rincón, presidente de Colombia Fintech.
Firma digital
La característica de la firma digital es que utiliza un procedimiento matemático de criptografía, es decir, que para enviar el documento se cuenta con una clave que solo tiene el generador del mensaje, esto podría convertirla en la firma más segura.
"En Colombia de conformidad con el decreto 333 de 2014 para la emisión de una firma digital siempre se requiere la intervención de un tercero denominado entidad de certificación digital. Las firmas digitales se encuentran sustentadas en una tecnología denominada de llave pública, que utiliza criptografía asimétrica", explicó Rincón.
El presidente de Fintech también comentó que " no es cierto, que solamente de las denominadas firmas digitales se desprende el atributo de no repudio, pues de las firmas electrónicas también se puede desprender. Lo importante es que el mecanismo cuente con los elementos descritos en el decreto 2364 de 2012".
¿ Y qué pasa entonces con las firmas escaneadas? El presidente de Camerfirma indicó que estas “no pueden considerarse como equivalente de una firma manuscrita. Sin embargo, el documento electrónico con esta firma tiene validez jurídica según el artículo 244 Código General del Proceso”.
Finalmente, Rincón señaló que el tipo de firma a utilizar dependerá del riesgo vinculado al proceso o al trámite electrónico y a las características de uso.
"Los documentos electrónicos en la actualidad lo que más están utilizando son firmas electrónicas en la medida en que tienen características que permiten un uso más flexible, y que también permiten mitigar riesgos propios de la información electrónica como la alteración de la información electrónica y la suplantación de identidad", concluyó el presidente de la asociación.
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